شرح وظایف متصدی امور دفتری و بایگانی:
- معرفی واحد:دبیرخانه واحد سازمانی مشخصی است که اداره امور دفتری سازمان را بر اساس روش های تدوین شده و معین عهده دار گردیده و گردش مکاتبات و مراسلات اداری را انجام می دهد .شرح وظایف:
- ثبت نامه های وارده و صادره و اسکن آنها.
- توزیع نامه های ثبت شده به واحدها
- تایپ نامه های اداری حوزه شهردار –دفتر –معاونین و … .
- کدگذاری پرونده های ساختمانی جدید.
- کدگذاری نامه های اداری و بایگانی در پرونده های مربوطه.
- نگهداری پرونده های پرسنلی.دریافت و ارسال نامه از سیستم شبکه دولت.
- حفظ و نگهداری نامه ها، اوراق، اسناد ، مدارک و پرونده های عادی مطابق مقررات و اصول بایگانی و تهیه فهرست مربوط بر اساس روش تعیین
- مراقبت از افشای محتوای نامه ه ا، اسناد و مدارک اداری، خودداری از تحویل پرونده ها، اسناد، مدارک و مکاتبات اداری به غیر یا واحدها بدون کسب اجازه از مقام مسؤول
- پیوست کردن پرونده ها یا سوابق مربوط به نامه ها طبق دستور
- تحویل پرونده های مختومه به بایگانی راکد با اجازه مقام مافوق
- صورت برداری، طبقه بندی، کد گذاری و بایگانی پرونده ها طبق دستورالعمل های مربوط و نیاز واحدهای ذیربط.
- بازبینی ضمائم نامه های وارده و صادره
- ثبت خلاصه مشخصات و جریان نامه های وارده و صادره و موضوع و شماره آنها در رایانه یا دفاتر مربوطه
- پاسخگویی به مراجعین و راهنمایی آنها و در صورت لزوم فراهم آوردن امکانات انجام درخواست های متقاضیان
- تفکیک و توزیع نامه ها برای ارجاع به واحد اقدام کننده و پیگیری آنها
- رسیدگی و نظارت بر ثبت و توزیع کلیه نامه های وارده و ارسال مرسلات.
- نظارت بر حفظ و نگهداری نامه ها، اوراق اسناد و مدارک و پرونده ها مطابق مقررات و اصول بایگانی.
- ثبت و توزیع و تفکیک برنامه های وارده به شهرداری و ارجاع به دوایر زیربط .
- حفظ و نگهداری کلیه اسناد و اوراق و سوابق اداری مربوط .
- مذاکره و مشورت با مقامات مافوق در موضوعات مربوط به خط مشی دبیرخانه .
- بررسی کلیه اخطاریه های واصله به شهرداری و صدور دستور ابلاغ آنها به بخش مربوط .
- نظارت مستمر در حسن اجرای امور دفتری و چگونگی ورود و خروج مکاتبات .
- ارجاع سوابق و پرونده های واصله طبق دستور مافوق به واحدهای مربوط و بایگانی .
- تایپ انواع مکاتبات و نامه ها از روی نسخه های اصلی و پیش نویس خطی آنها و مطابقت پیش نویسها با نامه های تایپ شده .
- جمع آوری اطلاعات و آمار کارکنان شهرداری از لحاظ وضعیت پرسنلی کارکنان .
- حفظ و نگهداری پرونده ها و سوابق استخدامی کارکنان شهرداری اعم از کارگر و کارمند و آماده نمودن و لاک و مهر کردن پرونده ها و سوابق آنها به مراجع ذیربط طبق دستور و پیگیری جهت عودت آن .
- ارجاع و ابلاغ آراء مربوط به هیئتهای بدوی و تجدید نظر و رسیدگی به تخلفات شورای حل اختلاف و شورای کارگاه با توجه به مقررات مربوطه .
- همکاری با اداره ارزشیابی و بازرسی و رسیدگی به شکایات جهت کنترل و حضور کارکنان